Kada se Excel pokvario: Kako QRCodeChimp Pojednostavljene digitalne posjetnice za brzorastuće IT/ITES poduzeće

Brzo zapošljavanje je dobar problem, sve dok se vaši sustavi ne počnu savijati pod pritiskom.

Upravo se to dogodilo brzorastućoj IT/ITES organizaciji koja je zapošljavala zaposlenike u različitim timovima, ulogama i lokacijama. Svaki novi zaposlenik trebao je profesionalnu digitalnu posjetnicu prvog dana. Ne na kraju. Ne „kada HR dođe do toga“. Odmah i na temelju brenda.

U početku se činilo da skupni prijenosi temeljeni na Excelu funkcioniraju. No, kako se zapošljavanje ubrzavalo, pojavila su se uska grla u ljudskim resursima, uvukle su se pogreške i održavanje dosljednosti brenda postalo je stalna borba. Tvrtki je bio potreban novi pristup koji je automatizirao izradu kartica, a istovremeno zadržao kontrolu nad ljudskim resursima i održao brend.

Skriveni trošak „dovoljno dobrih“ procesa

Poput mnogih velikih IT i IT uslužnih poduzeća, tvrtka se u početku oslanjala na skupne prijenose temeljene na Excelu za izradu digitalnih posjetnica. Bilo je poznato, lako upravljivo i činilo se skalabilnim; sve dok to nije postalo moguće.

Svaka nova serija zapošljavanja značila je:

• Ručno ažuriranje proračunskih tablica
• Ponavljano učitavanje datoteka
• Dvostruka provjera unosa za pogreške
• Rješavanje problema s formatiranjem
• Ponavljajući iste korake, iznova i iznova

Za HR timove koji su već bili preopterećeni, ovo je postalo teret za produktivnost. Što je još važnije, uvelo je rizik. Jedna pogrešna ćelija. Jedna zastarjela datoteka. Jedan propušteni prijenos i dosljednost brenda je narušena.

Kao što je rekao jedan dionik: „Trebalo nam je nešto što funkcionira kontinuirano; ne proces koji bi ljudski resursi morali ponovno izgraditi svaki put kada se netko pridruži.“

Što je tvrtki zapravo bilo potrebno (Savjet: Novi proces)

Zahtjev nije bio samo "masovno stvaranje". Bila je to kontrola bez trenja. Organizaciji je bio potreban sustav koji bi mogao:

• Neprekidno raditi uz tekuće zapošljavanje
• Potpuno uklonite ponovljene prijenose u Excel
• Smanjite ručni napor i ljudske pogreške
• Omogućite HR-u vidljivost i kontrolu odobravanja
• Zaključaj elemente robne marke prema zadanim postavkama
• Skaliranje bez dodavanja operativnih troškova

Ukratko: automatizacija, ali na razini poduzeća.

Promjena: Od datoteka do obrazaca

Proces uvođenja u posao u tvrtki bio je spor, sklon pogreškama i vezan za ponavljajuće učitavanje Excela, što je stvaralo uska grla kako se zapošljavanje ubrzavalo. QRCodeChimp predložio a automatizirani tijek rada temeljen na obrascima posebno dizajniran za često uključivanje u IT/ITES organizacije. Umjesto da se svako novo zapošljavanje tretira kao grupni posao, proces je postao fluidan, ugrađen izravno u samu integraciju.

Evo kako je to nastalo.

1️⃣ Dizajn jedne kartice. Bez utjecaja brenda.

Tim je unaprijed izradio jedinstveni, standardizirani predložak digitalne posjetnice. Popravili su ili sakrili logotipe, rasporede, boje i podatke o tvrtki kako ih nitko ne bi mogao slučajno (ili kreativno) promijeniti. 

Dizajn je ostao zaključan. Brend je ostao netaknut. 

2️⃣ Zaposlenici unose samo ono što bi trebali

Tijekom uvođenja u posao, svaki novozaposleni ispunjavao je jednostavan obrazac s imenom, ulogom, odjelom i kontaktnim podacima. To je to.

Nema pristupa logotipima, izborima formatiranja ili riziku robne marke. Usklađenost je ugrađena u sustav, nije se provodila ručno.

3️⃣ HR je postao čuvar, a ne izvršitelj

Svaka prijava je brzo pregledavana u ljudskim resursima – odobriti ili odbitiSamo jedan klik i posao je bio obavljen bez ikakvih proračunskih tablica, prijenosa ili prerade.

4️⃣ Automatizacija je preuzela kontrolu

Nakon odobrenja, digitalne posjetnice su automatski kreirane i dodijeljene odmah. Zaposlenici su primali svoje kartice spremne za korištenje putem potpisa e-pošte, LinkedIna i dijeljenja QR kodova, često istog dana kada su se pridružili.

Učinak: Tiho transformativan

Rezultati nisu bili blještavi, ali su bili operativno značajni; upravo ono što je tvrtki trebalo. U roku od nekoliko tjedana od uvođenja automatiziranog tijeka rada temeljenog na obrascima, organizacija je vidjela jasne dobitke u HR timovima i timovima za uvođenje u posao.

Ušteđeno vrijeme i trud

• 70–80% smanjenje napora u ljudskim resursima vezano uz izradu digitalnih posjetnica
  (prešlo se s ručnog učitavanja i ispravaka na jednostavan pregled i odobrenje)
• ~15–20 minuta uštede po zaposleniku koji se pridruži, prethodno potrošeno na ažuriranja, prijenose i validaciju proračunskih tablica
• Ušteđeno nekoliko sati po ciklusu zapošljavanja za timove koji se uključuju u serijama ili među odjelima

Učinkovitost procesa

• 100% uklanjanje tijekova rada temeljenih na Excelu za kontinuirano uključivanje
• Nula ciklusa ponovne obrade uzrokovano netočnim podacima, problemima s formatiranjem ili odstupanjima od robne marke
• Dostupnost digitalnih posjetnica istog dana za nove zaposlenike u većini slučajeva

Poboljšanja u ljudskim resursima i upravljanju

• Gotovo nula pogrešaka pri unosu podataka zahvaljujući slanju podataka od strane zaposlenika i automatiziranom stvaranju
• Dosljedna usklađenost s robnom markom u cijelom 100% izdanih kartica
• Uključenost ljudskih resursa svedena samo na odobrenja, umjesto izvršenja

Kao što je primijetio jedan dionik ljudskih resursa, „Najveća pobjeda nije bila samo brzina. Bila je to eliminacija repetitivnog rada bez gubitka kontrole.“

HR timovi su prešli s repetitivnog rada na jednostavno pregledavanje prijava. Zaposlenici su postali samodostatni. Sustav se lako skalirao kako se zapošljavanje nastavljalo. Klijent je rezultat sažeo na sljedeći način:

„Ono što je prije zahtijevalo ponovljena učitavanja i ručne provjere sada je samo pregled i odobrenje.“

Zašto je ovo funkcioniralo

Implementacija automatiziranog tijeka rada temeljenog na obrascima nije se odnosila na dodavanje još jednog alata. Radilo se o redizajniranju tijeka rada. Kombiniranjem prikupljanja podataka temeljenih na obrascima, ugrađenih kontrola odobravanja, automatiziranog stvaranja kartica i zaključanog upravljanja robnom markom, QRCodeChimp pretvorio je digitalne posjetnice iz HR zadatka u pozadinski proces – pouzdan, skalabilan i nevidljiv na najbolji mogući način.

Veći zalogaj

Kako IT/ITES poduzeća moderniziraju uvođenje u posao, male stvari su važne. Digitalne posjetnice nisu samo kontaktni podaci. One su dio prvog dojma, internog identiteta i vanjske prisutnosti zaposlenika. Njihova automatizacija nije samo stvar brzine. Radi se o dosljednosti, kontroli i oslobađanju timova da se usredotoče na posao veće vrijednosti.

Pitanja i odgovori