Zašto vas papirnati obrasci za registraciju na događajima koštaju potencijalnih klijenata (i što umjesto toga koristiti)

Papir je najjeftiniji i najskuplji način prikupljanja potencijalnih klijenata na vašem događaju, a istovremeno i najisplativiji. Ispis obrasca za prijavu gotovo ništa ne košta. Ali dok netko dešifrira rukopis, upiše retke u proračunsku tablicu i pošalje e-mail potencijalnom klijentu koji je već otišao, taj „besplatni“ obrazac potrošit će ono što vam događaj zapravo daje: topao potencijalni klijent, spreman da ga odmah čuje.

Kontaktni podaci nalaze se na međuspremniku, zatim u vrećici, a zatim u redu za unos podataka nakon događaja, sve dok potencijalni klijent ne prestane misliti na vas. Većina timova nikada ne vidi taj trošak jer se nikada ne prikazuje kao broj u proračunu. Prikazuje se kao potencijalni klijenti koji se ohlade.

Ovaj članak analizira gdje papirnati obrasci propuštaju potencijalne klijente, zašto je šteta veća nego što izgleda i zašto su obrasci za prikupljanje potencijalnih klijenata s QR kodovima za događaje prava alternativa.

Potencijalni klijent za kojeg ste već platili i izgubili

Većina timova mjeri događaje prema broju prikupljenih potencijalnih klijenata. Broj u međuspremniku osjeća se kao uspjeh. Ali prikupljanje potencijalnih klijenata i njihova konverzija su dvije različite stvari, a jaz između njih je mjesto gdje većina proračuna za događaje tiho nestaje.

Kontakt s štanda vrijedi nešto samo ako netko prati situaciju dok je razgovor još svjež. Obrasci se prikupljaju, razgovori se odvijaju, a zatim se podaci zaglavljuju u mapi ili redu za unos podataka. Dok netko kontaktira, trenutak koji je kontakt učinio vrijednim obično je prošao.

Dakle, pravo pitanje nije „koliko smo obrazaca ispunili?“, već „koliko je tih ljudi dobilo odgovor od nas dok su se još sjećali razgovora?“. S papirom je iskren odgovor obično „ne mnogo i ne brzo“.

Koliko vas papir zapravo košta

Papirnati obrasci ne uspijevaju na male, obične načine koji se zbrajaju u gubitak prihoda. Nijedan od njih ne djeluje dramatično u trenutku. Upravo zato ih je lako ignorirati.

⚠ Brzina: vaš najtopliji potencijalni klijent se hladi u mapi

Trenutak kada netko ispuni obrazac na vašem štandu je trenutak kada je najzainteresiraniji. Upravo su razgovarali s vama. Sjećaju se zašto im je stalo.

Istraživanje o brzini praćenja je dosljedno i teško ga je osporiti. Studija MIT-a i InsideSales.com-a iz 2007. utvrđeno je da se vjerojatnost kvalificiranja potencijalnog klijenta smanjuje otprilike 21 puta kada se prvi kontakt dogodi nakon 30 minuta umjesto nakon 5. I Revizija Harvard Business Reviewa iz 2011. od više od 2,000 tvrtki otkrilo je da je prosječnoj tvrtki trebalo oko 42 sata da odgovori na dolazni potencijalni klijent, a gotovo četvrtina uopće nije odgovorila. Ove brojke obuhvaćaju online potencijalne klijente, a ne konkretno događaje, ali lekcija je izravna: što je veći razmak između interesa i praćenja, to je potencijalni klijent manje vrijedan.

Papir vam jamči gubitak tog prozora. Podaci su zaključani na stranici dok ih netko ručno ne unese, obično danima nakon završetka događaja. Ne možete pratiti pet minuta kada kontaktni podaci još uvijek stoje u vrećici u hotelu.

⚠ Čitljivost: rukopis koji ne možete pročitati je trag do kojeg ne možete doći

U kabini je glasno, gužva i žurba. Ljudi nešto šaraju. E-mail adrese krivo ispisuju slova. Telefonski brojevi se zamute. Jedan nečitljiv znak u e-mailu znači da se sljedeća poruka odbija i taj potencijalni klijent jednostavno nestaje.

Platio si da bi privukao pažnju te osobe. Loša olovka i klimava površina su ga izbrisali.

⚠ Ručni unos: sati rada koji odgađaju svako praćenje

Nakon događaja, netko mora upisati svaki obrazac u proračunsku tablicu ili CRM. Za prometan događaj to su sati zamornog rada i to je korak koji će najvjerojatnije biti pomaknut za "sljedeći tjedan".

Svaki sat proveden u prepisivanju je sat koji potencijalni klijent provede čekajući. Ručni unos također unosi vlastite pogreške, pa se čak i potencijalni klijenti koje možete pročitati oštete na putu do vašeg sustava.

⚠ Nedostaje kontekst: ime i e-adresa na koje vaši predstavnici ne mogu reagirati

Međuspremnik bilježi kontaktne podatke. Rijetko bilježi o čemu se zapravo razgovaralo. Je li ta osoba pitala o cijenama? Jesu li uspoređivali dobavljače? Treba li im poslovni plan ili žele povratni poziv sljedeći tjedan?

Taj kontekst je ono što omogućuje uspješno praćenje. Bez njega, čak i savršeno čitljiv potencijalni klijent dobiva istu generičku e-poruku "hvala vam što ste posjetili naš štand" kao i svi ostali, što potencijalni klijenti obično ignoriraju. Predstavnik može napisati bilješku na margini, ali te je bilješke kasnije lako pogrešno pročitati ili potpuno izgubiti. Detalji koji bi učinili praćenje relevantnim nestaju između štanda i stola.

⚠ Izgubljeni i osiroćeni oblici: potencijalni klijenti koje nitko ne posjeduje

Papir nestaje. Listovi se ostavljaju na stolovima, ispuštaju u transportu ili se miješaju s brošurama. A obrasci koji prežive često stižu bez vlasnika. Nemaju ime, nema dodijeljenog predstavnika, samo dijeljena mapa za koju svi pretpostavljaju da je netko drugi obrađuje.

Potencijalni klijent kojeg nitko ne posjeduje je potencijalni klijent kojeg nitko ne prati.

Zašto je ovo problem prihoda, a ne administrativni problem

Primamljivo je sve ovo podvesti pod "gnjavažu u pozadini". Nije. Sporo i neuredno snimanje mijenja tko dobiva posao.

Ovdje problem brzine postaje konkurentan. Isto istraživanje Harvard Business Reviewa otkrilo je da tvrtke koje odgovaraju unutar sat vremena imaju puno veću vjerojatnost da će doći do potencijalnog klijenta i kvalificirati ga od onih koje su čekale i malo duže. Na jednom događaju, vaš potencijalni klijent upoznao je desetak dobavljača u vašoj kategoriji u jednom poslijepodnevu. Onaj tko prvi prati, dok je razgovor još svjež, postavlja ton cijelom odnosu.

Dakle, kada vaš konkurent skenira obrazac i pošalje personalizirani e-mail s mjesta za štandove, a vi pošaljete generičku poruku četiri dana kasnije nakon što ste upisali sadržaj u međuspremnik, niste samo izgubili vrijeme. Izgubili ste poziciju. Do tada vaša poruka čita se kao hladan kontakt nekome tko je već počeo razgovarati s nekim drugim.

Postoji i drugi trošak. Ne možete mjeriti papir. Nemate evidenciju o tome koji je znak, koja sesija ili koji je predstavnik izazvao najviše interesa. Događaji ostaju crna kutija, dok se svaki digitalni kanal koji vodite prati do dolara.

Što koristiti umjesto toga

Rješenje nije u većem korištenju međuspremnika. Radi se o digitalnom bilježenju potencijalnog klijenta u trenutku razgovora, tako da su podaci čisti, pouzdani i spremni za daljnju interakciju prije nego što potencijalni klijent ode.

Postoji nekoliko opcija, i one nisu jednake:

• Skeneri za značke brzi su, ali ste ograničeni na podatke koje je organizator kodirao, često ne možete prilagoditi polja i možete čekati danima da biste primili datoteku s uvodnim podacima nakon emisije.
• Posjetnice i dalje stvarate hrpu koju morate prepisati, što vas vraća u problem ručnog unosa.
• NFC dodiri dobro funkcioniraju za umrežavanje jedan na jedan, ali im je potreban kompatibilan hardver i oznaka za svaku dodirnu točku.
• Obrasci s QR kodom Stavite skenirajući kod na bilo koju površinu i otvorite mobilni obrazac na telefonu potencijalnog klijenta. Nije potrebna aplikacija, hardver, nije potrebna posebna značka.

Za većinu timova koji vode štandove, stolove i sesije, obrasci za prikupljanje QR kodova za događaje najfleksibilnija su opcija s najmanje trenja. Funkcioniraju na banneru, kartici za stolom, znački s imenom ili slajdu, a potencijalni klijent ih ispunjava u sekundama koristeći uređaj koji već ima u ruci.

Kako se obrasci za prikupljanje QR potencijalnih klijenata koriste za događaje zapravo rade

Evo kako zamjena papira izgleda u praksi, koristeći QRCodeChimp.

Vi stvarate QR kod obrasca s točnim poljima koja kvalificiraju potencijalnog klijenta za vaš tim: ime, e-pošta, tvrtka, područje interesa, što god vam je potrebno. Postavite ga na natpise na štandovima, kartice za stolove, vrpce za ruke i značke za osoblje. Potencijalni klijent ga skenira i ispunjava obrazac na svom telefonu u sekundama, bez međuspremnika i rukopisa za dekodiranje.

U trenutku kada se predaju, SMS i e-mail obavijesti u stvarnom vremenu Obavijestite svoj tim. Predstavnik može pratiti potencijalnog klijenta dok je još uvijek ispred njega ili prije nego što napusti mjesto događaja. Upravo to kratki rok za objavu čini nemogućim.

Budući da se obrazac povezuje s vašim sustavima putem Integracije CRM-a, Zapiera i API-ja, svaki potencijalni klijent stiže u vaš cjevovod već strukturiran i dodijeljen. Nema tipkanja nakon događaja, nema pogrešaka u transkripciji, nema obrazaca bez roditelja. Praćenje može započeti isti sat, a ne isti tjedan.

Kodovi su dinamičan, pa ako uočite tipografsku pogrešku ili trebate preusmjeriti obrazac na drugu kampanju usred događaja, ažurirate ga bez ponovnog ispisa ijednog bannera. Ispisani kod ostaje isti dok se odredište mijenja.

Svako skeniranje također unosi podatke analitika: koliko je ljudi skeniralo, kada, gdje i na kojem uređaju. Vaši događaji konačno proizvode iste podatke o atribuciji kao i vaši online kanali. A budući da možete generirati zaseban kod za svako postavljanje, možete staviti jedan na banner štanda, drugi na demonstracijski stol, treći na završni slajd vašeg predavanja i treći na karticu s povratnim informacijama, a zatim usporediti skeniranja kako biste točno vidjeli koja je dodirna točka izazvala interes. Prestajete nagađati što je funkcioniralo i planirate sljedeći događaj oko onoga što je zapravo uspjelo.

Za umrežavanje jedan na jedan, a digitalna posjetnica s ugrađenim obrascem za prikupljanje potencijalnih klijenata Omogućuje vašim predstavnicima da dijele svoje podatke i prikupljaju podatke potencijalnih klijenata u istom dodiru, tako da razmjena kontakata teče u oba smjera umjesto da se oslanja na karticu koja završi u ladici.

Papirnati obrasci u odnosu na obrasce s QR kodom

Evo kako se ta dva pristupa uspoređuju s onim što je važno na događaju:

Faktor	Obrasci od papira	Obrasci s QR kodom
Vrijeme za snimanje	Sporo, rukom pisano	Sekunde, na telefonu potencijalnog klijenta
Brzina praćenja	Dani, nakon ručnog unosa	Minute, s upozorenjima u stvarnom vremenu
Točnost podataka	Greške i nečitljiv rukopis	Čista, strukturirana polja
Vlasništvo nad potencijalnim klijentima	Često nedodijeljeno	Automatski usmjeravano i dodijeljeno
pripisivanje	nijedan	Skeniranja, lokacija, uređaj i vrijeme
Ispravljanje greške	Ponovno isprintajte sve	Trenutačno ažurirajte dinamički kod
Cijena po kontaktu	Izgleda besplatno, gubi prihod	Nisko, s daleko manje otpada

Kad papir još uvijek ima svoje mjesto

Ništa od ovoga ne znači da morate potpuno zabraniti papir. To je razumna rezerva za trenutke kada digitalni ne može pokriti: neravnomjeran Wi-Fi u prostoru održavanja, sudionika koji se ne osjeća ugodno koristeći svoj telefon ili potrebu za pristupačnošću koja zahtijeva alternativu. Držanje međuspremnika na štandu za te slučajeve je razumno.

Poanta je koji je zadani. Papir bi trebao biti iznimka kojoj povremeno pristupate, a ne sustav o kojem ovisi cijelo vaše praćenje. Neka digitalno snimanje bude glavni tijek rada, a papir neka mirno stoji u rezervi.

Prestanite plaćati za potencijalne klijente koje nikada ne pratite

Papirnati obrasci ne otkazuju glasno. Otkazuju tiho, jedan hladan kontakt po jedan, dugo nakon što je događaj završio i trošak je nemoguće pratiti. Štand, putovanja, sati osoblja, sve se to uzalud troši na potencijalnog klijenta koji je ispunio obrazac i nikada nije dobio odgovor od vas.

Digitalno snimanje zatvara tu prazninu. Pretvara razgovor u čist, prihvaćen i sljediv potencijalni klijent dok je interes još uvijek topao, a vašem timu daje ono što papir nikada nije mogao: brzinu da prvi reagiraju.

Često postavljana pitanja