Digitalne posjetnice temeljene na odobrenju: Pametniji tijek rada za HR timove

HR timovi često trebaju izdavati digitalne posjetnice određenim skupinama zaposlenika. Prodajni timovi ih trebaju. Regruteri ih trebaju. Vodstvo ih treba. Ali mnogi drugi zaposlenici ih ne trebaju.

Izazov je jednostavanKako izraditi digitalne posjetnice za odabrane zaposlenike bez ručnog dizajniranja svake pojedinačno ili dopuštanja izrade neovlaštenih verzija?

QRCodeChimp već je podržavao izradu pojedinačnih i skupnih digitalnih posjetnica. No mnoge su organizacije željele kontroliraniji proces u kojem zaposlenici šalju svoje podatke putem obrasca, a ljudski resursi odobravaju zahtjev prije nego što se kartica generira.

Upravo to pruža novi tijek rada digitalnih posjetnica temeljen na odobrenju. Evo kako ovo ažuriranje funkcionira i kako pomaže HR timovima da stvaraju kartice u velikim razmjerima s većom kontrolom i učinkovitošću.

Izazov: Zaposlenicima su potrebne kartice, a ljudskim resursima je potreban nadzor

Pogledajmo neke probleme s kojima se HR timovi mogu suočiti prilikom izrade digitalnih posjetnica zaposlenika u velikim razmjerima. 

Nema pojednostavljenog postupka zahtjeva i odobrenja za digitalne kartice

Mnoge organizacije žele digitalne posjetnice samo za odabrane zaposlenike. No bez odgovarajućeg sustava zahtjeva, HR odjel na kraju ručno izrađuje posjetnice ili upravlja raspršenim proračunskim tablicama. HR timovima potreban je jednostavan način na koji zaposlenici mogu poslati svoje podatke i strukturirani proces odobravanja zahtjeva prije nego što se posjetnica izradi.

Nedosljednost u poljima, dizajnu i brendiranju

Ako zaposlenici samostalno izrađuju vlastite digitalne posjetnice, mogu koristiti različite izglede, boje ili strukture. Rezultat su konfliktne verzije brendova, što stvara zbunjujuće iskustvo za klijente, partnere i sve koji komuniciraju s vašim timom.

Praćenje svih digitalnih kartica

Kako organizacija raste, praćenje kartice svakog zaposlenika postaje sve teže. Ručno praćenje sklono je propuštenim pogreškama, dupliciranim karticama i zastarjelim informacijama koje se mogu loše odraziti na tvrtku.

Samo kad bi postojao pojednostavljen postupak odobravanja zahtjeva za kreiranje, zar ne?

Nastavite čitati, jer upravo to vam ovo ažuriranje omogućuje. 🤩

Rješenje: QRCodeChimpTijek rada za digitalne posjetnice temeljen na odobrenju

QRCodeChimp omogućuje vam stvaranje tijekova rada temeljenih na odobrenju za digitalne posjetnice. 

Započinjete stvaranjem skupne serije koja služi kao glavni predložak, a zatim iz nje generirate obrazac. Zaposlenici šalju svoje podatke putem ovog obrasca, a vi birate hoće li se njihove kartice kreirati odmah ili tek nakon odobrenja HR odjela. 

To zaposlenicima omogućuje jednostavan način zahtjeva za kartice, a potpunu kontrolu zadržava odjel za ljudske resurse.

Pogledajmo ključne značajke ove nove značajke:

• Zaposlenici dostavljaju svoje podatke putem strukturiranog obrasca.
• Odjel ljudskih resursa može odobriti ili odbiti zahtjeve prije nego što se kartica kreira.
• Polja neka budu dosljedna za sve kartice.
• Svaka kreirana kartica ostaje organizirana unutar skupnog QR koda. 
• Cijeli sustav se lako skalira, čak i za velike timove.

Kako to koristi HR-u i smanjuje njihove opće troškove?

Ovaj tijek rada značajno smanjuje ručni napor za HR odjel, a istovremeno održava cijeli proces strukturiranim i kontroliranim. Umjesto praćenja kome je potrebna digitalna posjetnica i ručnog kreiranja svake od njih, zaposlenici šalju vlastite podatke putem jednostavnog obrasca kad god im je potrebna posjetnica.

Odjel ljudskih resursa više ne mora održavati popise, pratiti e-poštu ili upravljati raspršenim zahtjevima. Ako su odobrenja omogućena, odjel ljudskih resursa jednostavno pregledava podnesak i odobrava ga. Nakon odobrenja, digitalna posjetnica se automatski izrađuje pomoću unaprijed definiranog predloška i dijeli sa zaposlenikom.

Ovaj pristup održava sve kartice dosljednima i usklađenima, a istovremeno omogućuje zaposlenicima generiranje kartica na zahtjev. Odjel ljudskih resursa održava potpuni nadzor bez mikroupravljanja, što sustav čini jednostavnim za skaliranje čak i kako timovi rastu ili se uloge često mijenjaju.

Prebacivanjem izrade kartica na zaposlenike i ograničavanjem uloge HR odjela na jednostavna odobrenja, ovaj tijek rada značajno smanjuje opterećenje HR odjela i tekuće administrativne troškove.

Korak po korak: Kako postaviti tijekove rada temeljene na odobrenjima za izradu digitalnih posjetnica

Postavljanje tijeka rada temeljenog na odobrenju za izradu digitalnih posjetnica lakše je nego što mislite. Samo slijedite ove jednostavne korake za početak.

Korak 1: Izradite strukturu za svoje digitalne posjetnice

U ovom koraku stvorit ćete strukturu digitalne posjetnice koja će se slijediti za sve digitalne posjetnice koje vaši zaposlenici izrađuju. Zamislite to kao glavni predložak. 

1.1 Idi na Digitalna posjetnica rješenje i omogućiti skupni prijenos. 

1.2 Na kartici Sadržaj stvarajte i upravljajte strukturom svojih digitalnih posjetnica dodavanjem, uklanjanjem ili preraspoređivanjem polja na temelju svojih zahtjeva i dizajnerskih preferencija.

1.3 Spremi skupni QR kod. 

Korak 2: Izradite obrazac s poljima za digitalne posjetnice

Nakon što spremite skupni sadržaj, idite na Rješenje QR koda obrasca i slijedite ove korake. 

2.1 Odaberite kod stranice (URL) i dizajn za svoj obrazac.

2.2 Dodajte polja obrasca. Provjerite odgovaraju li ta polja onima koja ste dodali strukturi svoje digitalne posjetnice. 

2.3 Omogućite opciju "Omogući izradu odredišne ​​stranice prilikom slanja obrasca". 

2.4 Postavite vrstu odredišne ​​stranice na Digitalne posjetnice, odaberite skup koji ste nedavno spremili u prethodnom koraku. 

2.5 Kliknite "Otvori prozor za mapiranje polja" i mapirajte polja obrasca s poljima vaše digitalne posjetnice. 

2.6 Odaberite želite li da se digitalne posjetnice kreiraju odmah nakon slanja obrasca ili nakon ručnog odobrenja s vaše strane. 

2.7 Spremite QR kod obrasca i podijelite URL sa svojim zaposlenicima. 

Korak 3: Odobrite izradu digitalnih posjetnica

3.1 U odjeljku "Odaberite kada treba izraditi odredišnu stranicu" odaberite "Nakon ručnog odobrenja poslanih odgovora obrasca".

3.2 Idite na "Odgovori obrasca"" i identificirajte ispravan obrazac pomoću "Naziva obrasca"" koje ste unijeli tijekom stvaranja. Kliknite "Prikaži odgovore" da biste vidjeli sve podneske, a zatim Odobriti or Odbiti njih po potrebi.

3.3 Da biste primali obavijesti e-poštom kada netko pošalje obrazac, omogućite opciju "Pošalji obavijest e-poštom za zahtjev za odobrenje" i dodajte ID e-pošte na koji želite primati e-poruke. 

Nakon što odobrite zahtjev, digitalna posjetnica šalje se odgovarajućem vlasniku kartice putem e-pošte. Zapis za svaku novokreiranu karticu dodaje se na listu za skupnu evidenciju, što vam omogućuje upravljanje svime na jednom mjestu.

S ovim tijekom rada, odjel ljudskih resursa ne mora proaktivno upravljati izradom posjetnica. Zaposlenici traže digitalne posjetnice samo kada su im potrebne, a odjel ljudskih resursa ih jednostavno odobrava. To eliminira ručno praćenje i smanjuje tekući administrativni posao.

Prednosti digitalnih posjetnica temeljenih na odobrenju za HR menadžere

Tijek rada temeljen na odobrenjima daje HR timovima strukturu koja im je potrebna, a istovremeno olakšava proces za zaposlenike. Evo ključnih prednosti.

✅ Izrada kartice na temelju zahtjeva i odobrenja (uz minimalan HR napor)

Zaposlenici mogu poslati svoje podatke putem jednostavnog obrasca, a odjel ljudskih resursa može odobriti svaki zahtjev prije nego što se generira digitalna posjetnica. To osigurava da samo pravi zaposlenici primaju kartice bez ručnog praćenja ili raspršenih informacija.

Odjel ljudskih resursa više ne mora pratiti kome je potrebna kartica ili je ručno kreirati. Zaposlenici pokreću zahtjeve, a odjel ljudskih resursa ih jednostavno odobrava, smanjujući svakodnevno opterećenje.

🎨 Održavajte dosljednost u dizajnu, strukturi i poljima kartice

Svaka kartica prati isti izgled i stil brenda. Odjel ljudskih resursa postavlja predložak jednom, a svaka kartica zaposlenika ostaje usklađena sa standardima tvrtke.

⚠️ Nadgledajte kreiranje kartica i smanjite rizik od zlouporabe

Odjel ljudskih resursa pregledava svaku podnesku prije nego što se kartica izradi, sprječavajući objavu neovlaštenih ili netočnih informacija.

💻 Upravljajte svim kreiranim digitalnim posjetnicama na jednom mjestu

Sve kartice ostaju povezane u istu skupnu seriju. Odjel ljudskih resursa može ih pregledavati, filtrirati i upravljati njima iz jedne proračunske tablice bez sortiranja raspršenih e-poruka ili datoteka.

💼 Omogućite brži uvod u posao za nove zaposlenike

Novi zaposlenici ispunjavaju obrazac, a odjel ljudskih resursa brzo odobrava njihovu karticu. Nema ručnog dizajniranja, nema kašnjenja i nema nedosljednosti.

Zamotati

Tijekovi rada temeljeni na odobrenjima smanjuju opterećenje HR odjela uklanjanjem ručnog stvaranja kartica, praćenja i praćenja. Zaposlenici traže kartice putem jednostavnog obrasca, a HR ih pregledava i odobrava uz zadržavanje potpune kontrole.

Ovo ažuriranje pruža HR timovima čišći i pouzdaniji sustav za izradu i upravljanje karticama zaposlenika u velikim razmjerima. Sprječava zlouporabu, smanjuje pogreške i održava identitet vaše tvrtke na svakoj kartici.

Često postavljana pitanja